| 1. Orientering fra kassereren
Karin orienterede om Boldklubbens økonomiske situation. Siden bestyrelsesmødet i august er Boldklubbens likviditet faldet fra 320.000 kr. til 201.000.000 kr. Karin udtrykte nervøsitet for, om Boldklubben har penge nok til udbetaling af omkostningsgodtgørelser i november 2011.
Medlemsudviklingen har haft en positiv udvikling, og medlemstallet er steget til 530 medlemmer.
2. Bøder og gebyrer til DBU København
Karin fortalte, at Boldklubben er blevet pålagt bøder og gebyrer for i alt 3.350 kr. Johansson forklarede årsagerne til de forskellige bøder og gebyrer. Johansson følger op på de enkelte sager.
3. KlubOffice2. Medlemsregistrering
Karin fortalte, at Poul-Erik Holm (Pølle) har skabt orden i medlemsregistreringen. Spillerne i børnefodbold, ungdomsfodbold og i ungseniorfodbold er nu registreret i afdelinger fordelt på køn og årgange.
4. Godkendelse af referat af bestyrelsesmødet afholdt onsdag den 24. august 2011
Referatet blev godkendt.
5. Meddelelser
Stine fortalte om uheldige episoder i en kamp mellem FB og Boldklubbens U19 Drenge. Kampen var end i tumult, og nogle af Boldklubbens spillere havde opført sig helt uacceptabelt. Stine har fulgt op på den uheldige kamp, og fik bestyrelsens opbakning til denne opfølgning. Konkret har Stine givet en spiller én kamps karantæne, og forlangt af spilleren, at han skal være med til kampen på sidelinjen, samt møde til træning hver gang. Spilleren har givet Stine hånden på, at han skal være et forbillede for Boldklubbens unge spillere. Ovenstående er en aftale, som gør at han får lov til at blive i klubben, og det er spilleren helt indforstået med.
Uden for referat: Efter bestyrelsesmødet har Stine set spilleren i en kamp, hvor han spillede fint og opførte sig upåklageligt, hvilket Stine fortalte spilleren samt spillerens trænere.
Stine har haft en samtale med en integrationskonsulent fra Københavns Kommune. Boldklubben har ingen planer om at indgå i formelle integrationsprojekter, men konsulenten gav nyttige oplysninger om legater samt om muligheden for, at kommunen betaler kontingent for økonomisk dårligt stillede børn.
6. Boldklubbens målsætninger 2012 til 2014
Flemming præsenterede papiret, der fremstiller Boldklubbens målsætninger og processer i forbindelse med målsætningsarbejdet. Metodisk, og hvad angår processer, er papiret opdelt i kvartaler. Der skal således foretages kvartalsvise opfølgninger samt kvartalsvise planlægninger af fremtidige indsatser.
Stine udtrykte bekymring for, at de relevante overordnede ledere i Boldklubben kan få problemer med at presse målsætningsarbejdet ind mellem de mange daglige opgaver. Med lidt fleksibilitet mente Stine dog godt, at begge typer opgaver kan løses.
Kim de Fries fandt det vigtigt med regelmæssige opfølgninger af Boldklubbens udvikling.
Ole pegede på, at målsætningspapiret blandt andet kan bidrage med at præsentere Boldklubben, over for omverdenen, som en seriøs og bevidst forening. Som eksempel kan målsætningspapiret anvendes i forbindelse med legatansøgninger.
Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med papiret, som blev vedtaget af bestyrelsen.
Flemming påtænker at præsentere målsætningspapiret, og målsætningsarbejdet, over for Boldklubbens medlemmer, primo år 2012.
7. Oversigt over bestyrelsesmøder
Inden bestyrelsesmødet havde Svendsen udsendt en revideret oversigt over placeringer af bestyrelsesmøder frem til generalforsamlingen i marts 2012.
Den reviderede plan blev vedtaget.
8. Forretningsorden
De ændrede mødedatoer for bestyrelsesmøderne blev indskrevet i bestyrelsens forretningsorden.
9. Sponsor 500
Johansson orienterede om konceptet bag Sponsor 500. Hver sponsor køber ét eller flere lodder á 500 kr. De 300 kr. støtter Boldklubbens børnefodbold og ungdomsfodbold, mens de 200 kr. udloddes i form af præmier. Provenuet fra Sponsor 500 anvendes til tilskud til fodboldture og fodboldrejser.
Johansson ønsker at Boldklubbens sponsorudvalg skal koordinere alle initiativer, der giver alternative indtægter, blandt disse, Sponsor 500. Johansson har opsat reklame for Sponsor 500 i glasmontren på gangen ind mod Café Parken.
Flemming ønsker, at flere personer får kendskab til Sponsor 500. Mange nye i KFUM kender ikke til ordningen. Flemming pegede på vigtigheden af, at støtterne af Sponsor 500 præsenteres for succeshistorier i form af billeder fra fodboldture i indland og udland.
Stine vil tilbyde et Sponsor 500 sponsorat til forældre, bedsteforældre og andre interesserede med relation til Boldklubbens spillere i børnefodbold og i ungdomsfodbold. Svendsen pegede på muligheden for at sælge Sponsor 500 via Boldklubbens hjemmeside.
10. FOS administration
Ole forklarede om systemet. Der er indsendt oplysninger til kommunen angående kommunale tilskud for år 2012. Det samlede tilskud bestemmes blandt andet af antal spillere i børnefodbold og i ungdomsfodbold, antal aktivitetstimer og antal trænere. Ole forventer kommunale tilskud i 2012 på omkring 250.000 kr.
11. Blanket til udbetalinger 2012
Svendsen og Karin arbejder for tiden med at gøre Boldklubbens økonomistyring lettere og mere præcis. Svendsen har inddraget revisor, Nils Jørner i arbejdet. Det nuværende system har den ulempe, at det i nogle tilfælde kan være vanskeligt for Karin at finde den rette konto, i KFUMs kontoplan, til en given udgift. Svendsen ønsker, at fremtidige udbetalinger kun kan ske efter underskrift af en budgetansvarlig, og med angivelse af den relevante konto i KFUMs kontoplan. Inden mødet havde Svendsen udarbejdet en blanket til dette formål. Svendsen præsenterede blanketten.
12. Årgange og afdelinger 2012
Svendsen viste et eksempel på en oversigt over budgetansvarlige i børnefodbold og i ungdomsfodbold.
13. Budget 2012
Svendsen viste en budgetskitse for år 2012. Budgetskitsen skal danne grundlag for Boldklubbens fremtidige kontoplan. Budgettet udviste et underskud på omkring 130.000 kr. Svendsen havde budgetteret med kontingentindtægter på 650.000 kr. Karin frygter, at dette budgettal kan være for optimistisk. Det endelige budget skal vedtages på bestyrelsesmødet onsdag den 16. november 2011.
14. Centralforeningens hovedbestyrelse, forretningsudvalget og Brugerbestyrelsen
Svendsen meddelte, at Svendsen har set sig nødsaget til at trække sig fra arbejdet i hovedbestyrelsen, hovedbestyrelsens forretningsudvalg og fra Brugerbestyrelsen. Sørensen repræsenterer fortsat Boldklubben i hovedbestyrelsen og overtager Svendsens og Boldklubbens plads i forretningsudvalget. Bestyrelsen gav Sørensen bemyndigelse til at træffe beslutning angående Boldklubbens repræsentation i Brugerbestyrelsen.
Uden for referat: Efter bestyrelsesmødet har Sørensen accepteret at repræsentere Boldklubben i Brugerbestyrelsen.
15. Instruktører til vægttræning
Magnus lovede at spørge 3 til 4 seniorspillere, om disse spillere kunne have lyst til at uddanne sig til instruktører.
16. Materialer. Leverandør, politik og procedurer
Sørensen fortalte, at SportsMaster havde holdt klubaften for Boldklubben. Arrangementet blev en fiasko, da der kun var fremmøde fra 5 medlemmer af KFUM. Medlemmerne købte tilsammen for under 5.000 kr.
Sørensen forventer, at indgå aftale med en ny leverandør i den nærmeste fremtid.
Stine bad bestyrelsen overveje et system med øget brugerbetaling i forbindelse med indkøb af spilledragter.
Uden for referat: Tirsdag den 11. oktober 2011 har Sørensen indgået leverandøraftale med Sport Direct.
17. Reservering af baner mv. Frister. Koder til ansøgninger
Ole forklarede, at Boldklubben som udgangspunkt tildeles de samme tider, på de forskellige anlæg, som sidste vinter. Dog er det et problem, at de tildelte tider endnu ikke fremgår af den relevante hjemmeside i Københavns Kommune.
Hvis Boldklubben ønsker supplerende tider, sammenlignet med vinteren 2010/2011, skal Boldklubben specifikt søge om disse tider. Ole har således søgt den nye kunstgræsbane i Emdrup fra kl. 14 til kl. 22 på hverdage samt fra kl. 9 til kl. 16 i weekender.
Kunstbanerne i Ryparken er søgt med supplerende tider fredage fra kl. 16 til kl. 19 samt to timer lørdage og søndage i tidsrummet fra kl. 9 til kl. 16.
18. Banefordeling mv. vinteren 2010/2011. Kunstgræs, Holbergskolen, KFUM Hallen, Jægerspris og TK
Der blev nedsat et baneudvalg bestående af Johansson, Magnus, Stine og Kim de Fries. Stine fremstiller en liste over ønskede træningstider, fordelt på anlæg, for børnefodbold og for ungdomsfodbold.
Johansson tager kontakt med ledelsen i TK med henblik på at få en aftale angående træningstider i TK Hallen.
19. Glasmontre på gangen mod restauranten
Johansson har gennemgået glasmontrerne og forsynet montrerne med historisk materiale fra Boldklubben, præsentationer af Super Målaktier, VIP sponsorater samt Sponsor 500. Montrerne præsenterer også Boldklubbens klubvin.
20. Seniorfodbold
Kim de Fries orienterede om situationen i seniorafdelingen. Overordnet vil Kim de Fries arbejde for større sammenhæng mellem de forskellige seniorhold i fremtiden. Der skal etableres en mere synlig rød tråd gennem alle seniorhold og de ældste årgange i ungdomsfodbold.
Stine efterlyste et seminar for trænerne i seniorafdelingen, hvor der skal arbejdes med en fælles linje.
PC pegede på, at Boldklubben, ved fremtidige træneransættelser, skal tænke i helheder. Trænerne skal arbejde sammen på tværs af hold, og have fodboldholdninger, der passer sammen indbyrdes.
Boldklubbens 3. senior klarer sig godt og fører deres række, 2. senior er i fremgang hvad angår pointhøst, og har bevæget sig op over nedrykningsstregen i deres række, 1. senior havde en god sæsonstart, men er siden gledet lidt ned i tabellen i Københavnsserien. Boldklubbens kvindehold fungerer godt med en fin træningsindsats og en placering som nummer tre i serie et.
21. VIP Sponsorer
Johansson orienterede om Boldklubbens sponsorarbejde. Torsdag den 7. oktober 2011 holder sponsorudvalget møde. Planen er at færdigredigere et oplæg til nuværende og kommende VIP Sponsorer. Johansson gennemgår det foreløbige oplæg. Stine lovede at pudse oplæggets design af. I fremtiden er det ambitionen, at alle væsentlige papirer fra Boldklubbens ledelse fremstår i et professionelt og ensartet design.
Johansson fortæller, at der er ret sikre tilsagn fra 21 VIP Sponsorer. Herudover er der 7 mulige VIP Sponsorer.
Det næste sponsorarrangement er et bankospil, der foregår på Café Bjerget, fredag den 18. november 2011.
22. Arbejdernes Landsbank
Johansson orienterede om samarbejdet med Arbejdernes Landsbank. Johansson har en god og positiv dialog med bankens ledelse.
Arbejdernes Landsbank har 20 fribilletter til Boldklubben til kampen, mandag den 24. oktober i Parken, mellem FC København og FC Nordsjælland. Magnus og Stine melder tilbage til Johansson om, hvilke spillere i børnefodbold og i ungdomsfodbold, der skal have billetterne.
Johansson oplyste, at Arbejdernes Landsbank har købt 36 flasker af Boldklubbens klubvin.
23. Lukning af baner
Der har varet en del aflysninger af træning og kampe i de første måneder af efterårssæsonen på grund af våde eller oversvømmede baner.
Stine nævnte, at aflysninger ikke bør foretages for flere dage ad gangen, da banerne hurtigt kan blive mere tørre og dermed spilbare.
Fra 1. januar 2012 administreres eventuelle aflysninger af Johansson.
24. Børnefodbold og ungdomsfodbold. Indmeldelsesprocedure.
Inden mødet havde Svendsen udsendt et forslag til en ny indmeldelsesprocedure. Bestyrelsen fandt, at formålene med den nye procedure var rigtige, mens den konkrete udformning og administrationen af den nye procedure var for omstændelig og tidskrævende.
Der blev nedsat et udvalg, der skal fremsætte et forslag til bestyrelsen. Udvalget består af Flemming og Svendsen.
25. Fysiske faciliteter. Skabe. Lokaler
Sørensen orienterede om, at Københavns Kommune har påtaget sig at renovere bestyrelseslokalet i kælderen, Nøkkerosevej 23.
26. Eventuelt
A. Tyveri af pc udstyr fra afdelingskontoret
Johansson fortalte, at Boldklubbens harddisk, mus, tastatur og printer er blevet stjålet fra afdelingskontoret. Tyveriet er blevet anmeldt til politiet, og der er indleveret en videooptagelse af tyveriet til politiet.
B. DBU tur til Hamburg for frivillige ledere
Flemming fortalte, at DBU arrangerer en fodboldtur til Hamburg for frivillige ledere. Turen koster 1.800 kr. Bestyrelsen overvejer, om der er frivillige i Boldklubben, der kan være interesseret i at deltage i turen.
Næste bestyrelsesmøde
Onsdag den 16. november 2011 kl. 18.00.
Sager til opfølgning
| Sag | Indledt | Afsluttes | Ansvarlig | | Materialer. Politik og procedurer | Maj 2011 | November 2011 | Sørensen | | Nyt bestyrelsesmedlem. Supplering af bestyrelsen. | Maj 2011 | November 2011 | Bestyrelsen | | Sponsor 500 | Oktober 2011 | November 2011 | Johansson og Stine | | Instruktører til vægttræning | August 2011 | November 2011 | Magnus | | Møde med trænere og ledere i seniorafdelingen | August 2011 | November 2011 | Kim de Fries | | Seminar. Ungdomsfodbold | August 2011 | November 2011 | Flemming og Stine | | Bankospil med VIP Sponsorer | Oktober 2011 | Fredag 18. november 2011 | Bestyrelsen | | Boldklubbens målsætninger | April 2011 | Januar 2012 | Flemming | | Lukkede hold. Gammelmandshold | April 2011 | Februar 2012 | Johansson og Svendsen | | Indmeldelsesprocedure. Børnefodbold og ungdomsfodbold | Maj 2011 | Februar 2012 | Svendsen og Flemming | | Morskabsmaskiner. Spillemaskiner | November 2011 | Februar 2012 | Flemming | | Fonde | August 2011 | April 2012 | Flemming | |